Как управлять автоархивированием в Outlook 2010

Если вы хотите, чтобы Outlook 2010 был чистым и работал быстрее, один из способов - настроить функцию автоархивации. Сегодня мы покажем вам, как настраивать эту функцию и управлять ею в Outlook 2010.



Использование AutoArchive позволяет управлять пространством в почтовом ящике или на почтовом сервере, перемещая старые элементы в другое место на жестком диске.

Включение и настройка автоматического архивирования





В Outlook 2010 автоархив по умолчанию отключен. Чтобы включить его, щелкните вкладку «Файл», чтобы получить доступ к представлению Backstage, затем щелкните «Параметры».



Откроется окно параметров Outlook, затем нажмите «Дополнительно», затем нажмите кнопку «Параметры автоархивации».

Откроется окно автоархивации, и вы заметите, что все отображается серым цветом. Установите флажок рядом с Запускать автоархивирование каждые…



Реклама

Примечание. Если вы выберете параметр «Удалить старые элементы навсегда», сообщения не будут архивироваться.

Теперь вы можете выбрать настройки того, как вы хотите управлять функцией автоархивации. Выберите, как часто вы хотите, чтобы он запускался, запрашивать перед запуском функции, куда перемещать элементы и другие действия, которые вы хотите выполнить во время процесса. После того, как вы сделали свой выбор, нажмите ОК.

Настройка отдельных папок вручную

Для большего контроля над отдельными заархивированными папками щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите «Свойства».

Перейдите на вкладку «Автоархивирование» и выберите параметры, которые вы хотите изменить для этой папки. Например, вы можете не захотеть архивировать определенную папку или перемещать заархивированные данные в определенную папку.

Если вы хотите вручную заархивировать и создать резервную копию элемента, щелкните вкладку «Файл», выберите «Инструменты очистки», а затем «Архивировать».

Щелкните переключатель рядом с Заархивируйте эту папку и все подпапки . Выберите папку, которую хотите заархивировать. В этом примере мы хотим заархивировать эту папку в отдельном месте.

Реклама

Файлы .pst сохраняются в папке с документами, и вы можете получить к ним доступ позже.

После настройки AutoArchive вы можете найти элементы в заархивированных файлах. В области навигации разверните папку «Архивы» в списке. После этого вы сможете просматривать свои сообщения и получать к ним доступ.

Вы также можете получить к ним доступ, щелкнув вкладку «Файл» «Открыть», затем «Открыть файл данных Outlook».

Затем вы можете перейти к заархивированному файлу, который хотите открыть.

Архивирование старых писем - хороший способ сохранить хороший почтовый ящик в чистоте, ускорить работу с Outlook и сэкономить место на почтовом сервере. Еще одна приятная вещь - вы можете настроить свои архивы электронной почты и определенные папки в соответствии с потребностями вашей электронной почты.

ПРОЧИТАЙТЕ СЛЕДУЮЩИЙ

Интересные статьи